Registro Nacional de Bases de Datos: Responsabilidades y Tratamiento
Tratamiento y registro de bases de datos personales
¿Qué sucede si en la compañía no se manejan bases de datos personales?
El plazo límite para actualizar la información registrada en el Registro Nacional de Bases de Datos vence el 31 de marzo.
El responsable del tratamiento es una persona ajena a la empresa, no debe confundirse con el empleado interno encargado de administrar la base de datos.
La Superintendencia de Industria y Comercio -SIC- ha recordado que el plazo para actualizar la información en el Registro Nacional de Bases de Datos -RNBD- vence el jueves 31 de marzo de 2022.
Esta tarea debe ser realizada por los responsables del tratamiento de datos personales que están obligados a hacerlo, como las sociedades y entidades sin fines de lucro con activos totales superiores a 100,000 UVT y las entidades públicas.
Es obligatorio llevar a cabo esta actualización.
El RNBD permite conocer la situación de las bases de datos personales en el país, la cantidad de titulares y tipos de datos tratados, quién o quiénes están a cargo de su tratamiento, la finalidad y las políticas de tratamiento, así como los canales o mecanismos disponibles para recibir consultas, solicitudes y reclamos, entre otros aspectos.
«Es responsabilidad de los responsables del tratamiento de datos personales registrar las bases de datos con información personal, no de los encargados del tratamiento», según la SIC.
La SIC señala que los responsables del tratamiento de datos personales son las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, que deciden sobre la base de datos y/o su tratamiento.
Es importante destacar que al referirse al tratamiento se hace alusión a cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o eliminación, entre otros.
El encargado del tratamiento del RNBD es la persona natural o jurídica, pública o privada, que realiza el tratamiento de datos personales en nombre del responsable del tratamiento.
El encargado del tratamiento es un tercero externo a la empresa, por lo que no debe confundirse con el empleado interno encargado de administrar la base de datos. No es obligatorio contar con un encargado del tratamiento.
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Tratamiento y registro de bases de datos personales
Las bases de datos personales son conjuntos organizados de datos personales, ya sea en formato físico o electrónico. Por lo general, las empresas cuentan con bases de datos de empleados, clientes y proveedores.
Un dato personal es cualquier información relacionada o que pueda asociarse con una o varias personas naturales identificadas o identificables.
Estos datos pueden ser públicos, semiprivados, privados o sensibles.
Cuando se habla de tratamiento de datos personales, se hace referencia a cualquier actividad realizada con la información personal, como la recolección, almacenamiento, consulta, actualización o compartición, según los propósitos decididos por la empresa.
Las bases de datos que contengan datos personales cuyo tratamiento se realice de forma automatizada o manual por personas naturales o jurídicas, ya sean públicas o privadas, deben ser registradas en Colombia o en el extranjero. En este último caso, siempre que el responsable o el encargado del tratamiento esté sujeto a la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales.
¿Qué sucede si en la empresa no hay bases de datos personales?
La sugerencia de la SIC es verificar si en la empresa se recopilan, almacenan, utilizan o comparten datos personales, ya sea en archivos físicos o electrónicos. Si existen datos de empleados, clientes, proveedores o posibles empleados, clientes o proveedores, significa que hay bases de datos con información personal y, por lo tanto, deben ser registradas en el RNBD, siempre y cuando los activos de la empresa superen los 100,000 UVT.
