Información contenida en los certificados de ingresos y retenciones
Información incluida en los certificados por otros conceptos
Plazo para la emisión de los certificados
Consecuencias por la falta de emisión de los certificados
Los retenedores están obligados a emitir anualmente tanto los certificados de ingresos y retenciones como los certificados de retención por otros conceptos.
No cumplir con esta obligación resultará en la sanción establecida en el artículo 667 del Estatuto Tributario.
«Los retenedores en la fuente deben emitir anualmente a los empleados un certificado de ingresos y retenciones correspondiente al año gravable anterior»
De acuerdo con el artículo 378 del Estatuto Tributario –ET–, los retenedores en la fuente deben emitir anualmente a los empleados un certificado de ingresos y retenciones correspondiente al año gravable anterior, utilizando el formulario 220 prescrito por la Dian. Asimismo, el artículo 381 del ET establece que, cuando se trate de conceptos de retención diferentes a los originales en la relación laboral, los retenedores también deben emitir un certificado.
Escucha la opinión del Dr. Diego Guevara, líder de investigación tributaria de Actualícese, quien detalla cuáles son las novedades importantes en el formulario 220 para certificar rentas de trabajo del año gravable 2020:
Información contenida en los certificados de ingresos y retenciones
El artículo 378 del ET indica que el certificado de ingresos y retenciones (formulario 220) debe incluir los siguientes datos:
Formulario completado correctamente.
Año gravable y ciudad donde se realizó la retención.
Apellidos y nombres del empleado.
Cédula o NIT del empleado.
Apellidos y nombre o razón social del retenedor.
Cédula o NIT del retenedor.
Dirección del retenedor.
Valor de los pagos o abonos realizados a favor del empleado, concepto de dichos pagos o abonos y monto de las retenciones realizadas.
Firma del pagador o retenedor, quien certificará la veracidad de los datos consignados, la inexistencia de otros pagos a favor del trabajador en el período mencionado en el certificado y que los pagos y retenciones se han realizado de acuerdo con las normas aplicables.
Recuerda que en Actualícese hemos puesto a tu disposición la Plantilla para elaborar el formulario 220: certificado de ingresos y retenciones – año gravable 2020, que puedes utilizar para cumplir con esta obligación.
Información contenida en los certificados por otros conceptos
De acuerdo con el artículo 381 del ET, el certificado por otros conceptos debe incluir la siguiente información:
Año gravable y ciudad donde se realizó la retención.
Apellidos y nombre o razón social y NIT del retenedor.
Dirección del retenedor.
Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad a la que se le practicó la retención.
Monto total y concepto del pago sujeto a retención.
Concepto y monto de la retención realizada.
Firma del pagador o retenedor.
Es importante tener en cuenta que las personas o entidades sujetas a retención en la fuente pueden reemplazar los certificados mencionados en este artículo por la factura o documento original, copia o fotocopia auténtica del pago, siempre que identifiquen los conceptos mencionados anteriormente.
Plazo para la emisión de los certificados
Según el artículo 1.6.1.13.2.40 del Decreto 1625 de 2016, modificado por el Decreto 1680 de 2020, los retenedores del impuesto sobre la renta y del gravamen a los movimientos financieros –GMF– deben emitir, a más tardar el 31 de marzo de 2021, los certificados de ingresos y retenciones por pagos derivados de la relación laboral (formulario 220, prescrito en la Resolución 000017 de 2020), así como los certificados de retenciones en la fuente por conceptos distintos a los pagos laborales (artículo 381 del ET) y del GMF.
Ambos certificados deben ser emitidos sin necesidad de que el empleado o el beneficiario del pago diferente a salarios lo solicite primero, ya que este documento sustituirá su declaración de renta en caso de que no esté obligado a declarar o no desee hacerlo voluntariamente.
Consecuencias por la falta de emisión de los certificados
El artículo 667 del ET establece que los retenedores que no cumplan con la obligación de emitir los certificados de retención en la fuente, incluido el certificado de ingresos y retenciones, dentro del plazo establecido por el Gobierno nacional, serán multados con el 5 % del valor de los pagos o abonos en cuenta correspondientes a los certificados no emitidos.
Esta sanción puede reducirse al 30 % de la cantidad inicialmente propuesta si se corrige la omisión antes de que se notifique la resolución de sanción, o al 70 % de esa cantidad si se corrige la omisión dentro de los dos meses siguientes a la notificación de la sanción.
En ambos casos, se debe presentar un memorial de aceptación de la sanción reducida ante la oficina que lleva a cabo la investigación, demostrando que se corrigió la omisión, así como el pago o un acuerdo de pago.
En el siguiente video, el Dr. Diego Guevara brinda más detalles al respecto, ¡no te lo pierdas!
