¿A quién se debe dirigir la solicitud de información por escrito?
Algunos aspectos clave a considerar
Normas internacionales de auditoría que incluyen requisitos sobre declaraciones escritas
La importancia de obtener declaraciones por escrito de la dirección y, en algunos casos, de los responsables del gobierno de la entidad al revisar los estados financieros es resaltada por la Norma Internacional de Auditoría 580. Para obtener orientación al respecto, se puede consultar el anexo 4 del DUR 2420 del 2015.
Al igual que en cualquier operación formal en las empresas, la comunicación entre el auditor y los altos directivos no escapa a la necesidad de respaldar por escrito los pronunciamientos.
Debido a las dificultades que a veces conlleva la comunicación verbal, las declaraciones por escrito se convierten en una fuente crucial de evidencia para la auditoría.
Cuando la dirección de una entidad, o cualquier otro sujeto involucrado en la revisión, no modifica o no facilita la comunicación escrita sobre sus tareas, esto debe alertar al auditor sobre la posibilidad de otras cuestiones significativas aún no identificadas.
Dado el peso que tiene la comunicación escrita en comparación con la verbal, este enfoque suele implicar un mayor rigor en la consideración de cuestiones, lo que mejora la calidad del trabajo realizado.
¿A quién se debe dirigir la solicitud de información por escrito?
Debido a las particularidades de las labores realizadas por los trabajadores de una organización, puede haber casos en los que no sea necesario solicitar información por escrito. Por ejemplo, esto suele ocurrir con el personal de planta, que no puede interrumpir su trabajo operativo para redactar un informe. En estos casos, un diálogo informal puede ser más beneficioso que una comunicación formal por escrito.
Sin embargo, entre los casos que requieren la solicitud de información escrita se encuentran los responsables de preparar los estados financieros. Aunque la estructura del departamento de contabilidad puede variar según la organización y las leyes aplicables, la administración es la responsable directa de estas labores, incluso si se realiza con la ayuda de un contador público.
En este sentido, las comunicaciones escritas pueden solicitarse al CEO y al CFO de la empresa, o a personas con cargos equivalentes en entidades que utilicen diferentes denominaciones.
Dada la gran responsabilidad que tiene la administración, no solo en la preparación de la información financiera, sino también en la gestión general del negocio, se espera que quienes ocupen estos cargos tengan un amplio conocimiento sobre el funcionamiento de la organización y la preparación de la información financiera en los estados contables. Por lo tanto, son los más adecuados para respaldar por escrito cualquier solicitud del auditor.
Algunos aspectos clave a considerar
Las declaraciones escritas no pueden tener una fecha posterior al informe de auditoría, ya que son consideradas como evidencia.
Estas declaraciones deben abarcar todo el período informado en los estados financieros sujetos a auditoría.
El auditor y la dirección pueden acordar una declaración escrita que actualice pronunciamientos sobre un tema específico abordado en períodos anteriores.
El cambio de personal directivo no exime de responsabilidad en relación con los estados financieros en su totalidad, por lo que el auditor puede solicitar información que cubra todo el periodo informado, incluso si el directivo no estuvo presente en su totalidad.
Si la dirección se niega a hacer declaraciones o presenta opiniones que contradicen otros documentos presentados, los efectos en los estados financieros pueden ser generalizados. Según la NIA 705, el auditor debe evaluar la gravedad del asunto y negar su opinión sobre los estados financieros.
En caso de que la organización tenga dudas sobre la competencia, integridad, valores éticos o diligencia de la dirección, las declaraciones de la dirección pueden contener inexactitudes que incluso impidan la realización de la auditoría, lo que obligaría al auditor a considerar renunciar a su cargo.
Normas internacionales de auditoría que incluyen requisitos sobre declaraciones escritas
La Norma Internacional de Auditoría 580 incluye en su anexo una lista de los otros apartados del Estándar que requieren declaraciones escritas específicas sobre un tema en particular:
NIA 240 – Responsabilidades del auditor en la auditoría de estados financieros con respecto al fraude. Apartado 39.
NIA 250 – Consideración de las disposiciones legales y reglamentarias en la auditoría de estados financieros. Apartado 16.
NIA 450 – Evaluación de las incorrecciones identificadas durante la realización de la auditoría. Apartado 14.
NIA 501 – Evidencia de auditoría. Consideraciones específicas para determinadas áreas. Apartado 12.
NIA 550 – Partes vinculadas. Apartado 26.
NIA 560 – Hechos posteriores al cierre. Apartado 9.
NIA 570 – Empresas en funcionamiento. Apartado 16.
NIA 710 – Información comparativa. Cifras correspondientes a períodos anteriores y estados financieros comparativos. Apartado 9.
