Autorización de los emisores de facturas electrónicas y registro en el listado de participantes
Aprobación de la numeración para facturar y código único de factura electrónica
Presentación de las facturas electrónicas en el sitio web de la DIAN
La entidad definió a través de la Resolución 00019 del 24 de febrero de 2016 los diez componentes esenciales que conformarán el Sistema Técnico de Control, el cual dirigirá el proceso de emisión y aceptación de las nuevas facturas electrónicas establecidas en el Decreto 2242 del 24 de noviembre de 2015.
La DIAN emitió su Resolución 0019 el 24 de febrero de 2016, la cual marcó el inicio del cumplimiento de las múltiples tareas asignadas en el artículo 19 del Decreto 2242 del 24 de noviembre de 2015, normativa superior que establece las nuevas condiciones técnicas para el proceso de emisión y aceptación de las facturas electrónicas, reemplazando a las establecidas en el Decreto 1929 del 29 de mayo de 2007 y la Resolución DIAN 14465 del 28 de noviembre de 2007.
«La DIAN ha establecido los diez elementos que conformarán el Sistema Técnico de Control para la Factura Electrónica»
A través de la Resolución 0019, acompañada de cinco anexos especiales, la DIAN ha definido los diez elementos que conformarán el Sistema Técnico de Control para la Factura Electrónica.
Este sistema incluye los elementos técnicos, condiciones y procedimientos establecidos en el Decreto 2242 de 2015, necesarios para la interoperabilidad, masificación y control fiscal de la factura electrónica.
Los elementos que integran dicho sistema son (consultar artículos 1 y 3 de la Resolución 0019):
Autorización de los emisores de facturas electrónicas.
Aprobación de los proveedores tecnológicos.
Registro en el listado de participantes.
Formato estándar XML de la factura electrónica, notas de débito y crédito.
Numeración autorizada y actualizada.
Código único de factura electrónica y clave de contenido técnico de control.
Firma de la factura electrónica para garantizar autenticidad e integridad según la política de firma adoptada por la DIAN en la resolución.
Entrega de la factura electrónica y notas de débito y crédito a la DIAN.
Formatos alternativos de acuse de recibo.
Rechazo de la factura electrónica por parte del receptor, si corresponde.
Autorización de los emisores de facturas electrónicas y registro en el listado de participantes
Para regular la norma del artículo 10 del Decreto 2242 de 2015, relacionada con los contribuyentes obligados a facturar electrónicamente (si la DIAN así lo determina) y aquellos que deseen hacerlo de forma voluntaria, el artículo 14 de la Resolución 0019 establece los pasos para obtener la autorización como emisores de facturas electrónicas.
Por ejemplo, para los contribuyentes obligados a facturar electrónicamente, el primer paso será acceder al nuevo servicio virtual en el portal de la DIAN llamado «Servicio informático de factura electrónica». Allí deberán seleccionar la opción «Obligado a facturar electrónicamente» y completar la información necesaria para figurar en el «Listado de participantes de la factura electrónica» (ver artículo 15 del Decreto 2242 de 2015 y artículo 17 de la Resolución 0019 de 2016).
Después de proporcionar dicha información, deberán indicar si emitirán facturas electrónicas directamente (usando su propio software) o a través de un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN. Si eligen la primera opción, deberán realizar pruebas en el portal de la DIAN con un archivo XML mencionado en el anexo 001 de la Resolución 0019. Si pasan las pruebas, la DIAN les dará la aprobación para facturar directamente con su software propio. (Nota: para conocer cómo se entregará virtualmente una factura electrónica en el portal de la DIAN, consulte el anexo 005 de la Resolución 0019).
«Los contribuyentes que deseen facturar electrónicamente de forma voluntaria seguirán los mismos pasos»
Si optan por utilizar un proveedor tecnológico, deberán seleccionar uno del listado de participantes de la factura electrónica y actualizar su RUT indicando el proveedor elegido. Luego, en el «Servicio informático de factura electrónica», deberán especificar el software que utilizará el proveedor tecnológico.
Para los contribuyentes que deseen facturar electrónicamente de forma voluntaria, los pasos para obtener la autorización como emisores de facturas electrónicas serán similares a los mencionados anteriormente. La única diferencia radicará en que al acceder al «Servicio informático de factura electrónica», seleccionarán la opción «Interesado en facturar de forma voluntaria» en lugar de «Obligado a facturar electrónicamente».
Es importante tener en cuenta que tanto los contribuyentes obligados a facturar electrónicamente como aquellos que deseen hacerlo voluntariamente deberán seguir las instrucciones detalladas en el anexo 004 de la Resolución 0019, donde se resumen las responsabilidades al ser autorizados como emisores de facturas electrónicas.
Aprobación de la numeración para facturar y código único de factura electrónica
Para regular la norma del literal b) del numeral 1 del artículo 3 del Decreto 2242 de 2015, que establece que la factura electrónica debe tener una numeración consecutiva autorizada por la DIAN, el artículo 5 establece que una vez se obtenga la autorización como emisor de facturas electrónicas, se debe proceder a la aprobación de la numeración de las facturas.
Esta numeración puede incluir prefijos que permitan al contribuyente distinguir los ingresos por ventas de bienes y servicios, la forma de pago, los establecimientos comerciales, la ciudad, entre otros.
Aunque el artículo 5 de la Resolución 0019 no lo menciona explícitamente, se puede suponer que la solicitud de autorización de numeración para las facturas electrónicas se continuará realizando a través del formulario 1301. Esta solicitud, según el artículo 5 de la Resolución 0019, podrá hacerse de forma presencial, por correo certificado o utilizando el nuevo «Servicio electrónico de autorización de numeración».
En el proceso de emisión de la resolución de autorización de numeración de la facturación, la DIAN también proporcionará una Clave de Contenido Técnico de Control, un archivo especial que se entregará electrónicamente al contribuyente autorizado para facturar electrónicamente o a su proveedor tecnológico. Con esta «clave», se podrá generar el Código Único de Factura Electrónica (CUFE) dentro de cada factura electrónica, siguiendo las instrucciones del anexo 003 de la Resolución 0019 (ver artículo 6 de la Resolución 0019).
Además, se destaca que en el artículo 11 de la Resolución 0019 se menciona que los contribuyentes autorizados como emisores de facturas electrónicas también podrán solicitar la autorización de numeración para las facturas en papel en caso de fallos en los sistemas de generación de facturas electrónicas. Estas facturas en papel llevarán el prefijo CSFE, que significa Contingencia Servicio Factura Electrónica.
Presentación de las facturas electrónicas en el portal de la DIAN
Para regular la norma del artículo 7 del Decreto 2242 de 2015, que establece que los emisores de facturas electrónicas deben presentar en la DIAN (dentro de las 48 horas siguientes a su emisión) una copia de cada factura electrónica, así como de las notas de débito o crédito, el artículo 8 de la Resolución 0019 define las verificaciones especiales que la DIAN realizará a cada factura.
«La DIAN solo realizará verificaciones a las facturas emitidas a clientes nacionales»
Según esta normativa, la DIAN solo realizará verificaciones a las facturas emitidas a clientes nacionales. También se detallan las revisiones que la DIAN llevará a cabo en las notas de débito y crédito. Algunas de las verificaciones incluyen:
Estado activo en el RUT del emisor y receptor, si aplica.
Registro en el catálogo de participantes de la factura electrónica.
Numeración de la factura dentro del rango autorizado y vigente.
No duplicidad en el número de factura.
Entrega oportuna de la factura electrónica según lo establecido en la resolución.
Validez del Código Único de Factura Electrónica.
Registro y activación del software asociado.
Por lo tanto, si la DIAN realiza todas estas verificaciones, los receptores de bienes y servicios podrán verificar en el portal de la DIAN si las facturas emitidas por los emisores de facturas electrónicas, ya sea en formato impreso o digital, son válidas para respaldar fiscalmente sus costos y gastos.
