¿Cuál es la finalidad del reporte de operaciones sospechosas –ROS–?
Aspectos a considerar acerca de la operación que se reporta
¿De qué manera se debe informar sobre la operación sospechosa?
Basta con que una operación sea considerada sospechosa o se le atribuya esa condición para que las entidades supervisadas por la Superfinanciera y la Supersociedades deban redactar este informe y enviarlo a la UIAF. A continuación, se presentan algunos puntos a tener en cuenta para su correcta elaboración.
Con el propósito de mejorar la calidad de los reportes de operaciones sospechosas –ROS–, la Unidad de Información y Análisis Financiero –UIAF– llevará a cabo dos talleres interactivos conocidos como «Juego de Roles», una actividad en la cual los oficiales de cumplimiento asumirán el rol de analistas de la UIAF. Estos talleres se realizarán el 21 y 29 de agosto de 2019.
¿Cuál es la finalidad del reporte de operaciones sospechosas –ROS–?
«No es necesario que la entidad tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni identificar el tipo penal o verificar que los recursos tienen un origen ilícito; simplemente se requiere que la operación sea sospechosa»
Las entidades deben notificar de manera inmediata a la UIAF las operaciones que consideren sospechosas, ya sean operaciones realizadas o intentadas o rechazadas
que presenten características que las hagan sospechosas
.
No es necesario que la entidad tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni identificar el tipo penal o verificar que los recursos tienen un origen ilícito; simplemente se requiere que la operación sea sospechosa según lo establecido en el
instructivo de la UIAF
y/o en el manual de políticas de la entidad.
El ROS debe ser elaborado por todas las entidades supervisadas por la Superfinanciera cuando se presente cualquier operación que, por sus características particulares,
sea considerada sospechosa, o aquellas intentadas o rechazadas que presenten características que las hagan sospechosas
.
Aspectos a considerar acerca de la operación que se reporta
Las entidades deben procurar informar sobre el valor asociado con la operación reportada o el conjunto de operaciones reportadas
. Es esencial identificar la moneda utilizada en la operación, así como la fecha de inicio y de finalización de la misma. En caso de que la operación reportada no tenga un valor asociado (operación intentada), se puede estimar el valor si la situación lo permite. De lo contrario, se debe informar que el valor de la operación es cero.
¿De qué manera se debe informar sobre la operación sospechosa?
La descripción de la operación reportada es uno de los elementos más importantes del formato del ROS.
Se sugiere redactar un primer párrafo que responda a «quién(es)», «qué», «por qué», «cuándo» y «dónde»
. Se debe explicar la razón que generó la alerta para la entidad que realiza el informe, seguido de párrafos donde se describa la operación reportada en orden cronológico y de importancia.
Para describir la operación sospechosa, el instructivo de la UIAF recomienda que la entidad que realiza el informe responda a las siguientes preguntas:
¿Qué hace que la operación sea sospechosa?
¿Cómo se llevó a cabo la operación sospechosa?
¿Quiénes participaron en la operación sospechosa?
¿Dónde se realizó la operación sospechosa?
¿Cuándo se realizó la operación sospechosa?
Es fundamental adjuntar los documentos que respalden la descripción de la operación sospechosa, lo cual permitirá reducir los requerimientos futuros por parte de la UIAF
, agilizando así las labores de inteligencia financiera y haciendo más eficientes las labores de cumplimiento en las entidades que realizan los informes.
Si la entidad que realiza el informe recibió, por ejemplo, alguna declaración, explicación o justificación por parte de los implicados y que esté relacionada con la operación sospechosa,
se debe mencionar y especificar cómo se recibió
(es decir, si fue por escrito, verbal, a través de un requerimiento formal de la institución, etc.).
Como indica el instructivo de la UIAF, el documento de respaldo de la operación sospechosa puede incluir extractos bancarios, comprobantes de retiros o consignaciones, cheques emitidos y consignados, documentos de vinculación a la entidad que realiza el informe, declaraciones de cambio, declaraciones de importaciones, declaraciones de exportaciones, contratos proporcionados por el cliente, declaraciones de renta, certificado de cámara de comercio, entre otros.
