¿Cuáles son las posibles penalizaciones fiscales relacionadas con la contabilidad?
Y, por otro lado, ¿qué registros contables se deben mantener?
No tener los libros contables impresos no implica un retraso en la contabilidad.
Las multas fiscales por irregularidades contables hacen referencia a los libros contables en varias ocasiones. Sin embargo, no hay una definición específica en la normativa sobre este tema. Es necesario revisar las menciones que se hacen al respecto en las normas comerciales y tributarias.
La contabilidad sirve como evidencia cuando se lleva a cabo de acuerdo con las leyes, ya que registra las actividades económicas de cualquier entidad o persona. Por lo tanto, cuando las autoridades fiscales necesitan revisar las transacciones de los contribuyentes, es lógico que recurran a los libros contables.
Esta obligación es tan importante que incluso la facultad de exigir la presentación de libros contables para fines fiscales en el ejercicio de las funciones de inspección, vigilancia e intervención del Estado está establecida en la Constitución Política (ver artículo 15).
Los comerciantes, según el numeral 3 del artículo 19 del Código de Comercio, deben «mantener una contabilidad regular de sus negocios de acuerdo con las disposiciones legales«.
El término «disposiciones» legales debe interpretarse de acuerdo con los marcos técnicos y normativos contables vigentes en el DUR 2420 de 2015. Esta es una obligación formal que los contribuyentes deben cumplir y, por lo tanto, se han establecido algunas sanciones fiscales derivadas de esta obligación.
¿Cuáles son las posibles penalizaciones fiscales relacionadas con la contabilidad?
Las sanciones por no llevar una contabilidad para fines fiscales se encuentran en los artículos 654 y 655 del Estatuto Tributario -ET-. El artículo 654 menciona los hechos considerados irregulares en materia contable:
- a. No llevar libros contables.
- b. No tener registrados los libros principales de contabilidad, si hay obligación de hacerlo.
- c. No mostrar los libros contables cuando lo exijan las autoridades fiscales.
- d. Llevar una doble contabilidad.
- e. No llevar libros contables de manera que permita verificar o determinar los factores necesarios para establecer las bases de liquidación de impuestos o retenciones.
- f. Cuando entre la fecha de las últimas operaciones registradas en los libros y el último día del mes anterior al solicitado para mostrarlos haya más de cuatro (4) meses de retraso.
Si la autoridad fiscal encuentra alguna de estas irregularidades, el contribuyente podría enfrentar una sanción por libros, equivalente al 0,5 % del mayor valor entre el patrimonio neto y los ingresos netos del año anterior a la imposición de la sanción, sin exceder las 20.000 UVT ($685.400.000 para el año 2019). Además, la DIAN podría rechazar los costos, deducciones, impuestos descontables, exenciones, descuentos tributarios y otros conceptos que carezcan de respaldo contable (ver artículo 655 del ET).
Y, por otro lado, ¿qué registros contables se deben mantener?
«En varias ocasiones se hace referencia a los libros contables. Sin embargo, no hay una norma específica que los defina y determine cuáles son obligatorios.»
En los artículos mencionados anteriormente, se hace referencia a los libros contables en varias ocasiones. Sin embargo, no hay una norma específica que los defina y determine cuáles son obligatorios. En su lugar, es necesario consultar los requisitos de la ley comercial y tributaria para determinar a cuáles se refiere:
Libros de inventarios y balances
El artículo 52 del Código de Comercio establece que los comerciantes deben elaborar un inventario y un balance general al menos una vez al año. De esta norma se desprende la obligación de mantener un libro de inventarios y balances. Sin embargo, la DIAN señala que este libro puede ser reemplazado por el libro mayor.
Libro diario y libro mayor y de balances
Las operaciones realizadas por los comerciantes en el desarrollo de sus negocios deben registrarse en orden cronológico, haciendo referencia al comprobante contable que respalde dichas operaciones (artículo 53 del Código de Comercio). Por otro lado, el Decreto 2821 de 1974 establece que la contabilidad, para fines fiscales, debe cumplir con las disposiciones del Código de Comercio en el título IV del libro 1, y debe reflejar fielmente los movimientos diarios de ventas y compras.
Para los responsables del IVA, es obligatorio mantener un registro auxiliar de ventas y compras y una cuenta mayor o de balance denominada «impuesto a las ventas» (ver artículo 41 del Decreto 3541 de 1983 y artículo 509 del ET). De estas disposiciones se puede inferir la obligación de mantener un libro diario y un libro mayor y de balances.
En el libro mayor se deben trasladar los saldos de las cuentas al final del mes, mientras que en el libro diario se registran todas las operaciones diarias realizadas por el comerciante. Ambos son obligatorios para fines fiscales.
No tener los libros contables impresos no implica un retraso en la contabilidad.
Es importante destacar que los libros contables ya no requieren ser registrados ante la cámara de comercio y pueden llevarse de forma electrónica, de acuerdo con la Ley Antitrámites. A pesar de esto, muchos contribuyentes optan por imprimir los libros diarios y mayores. En caso de que un funcionario necesite verificar los libros contables y no estén impresos, no se aplicará la sanción por retraso en la contabilidad establecida en el numeral f) del artículo 654 del ET si los registros del libro diario en el software contable están actualizados.
Según la Sentencia 21049 del 14 de marzo de 2019 del Consejo de Estado, la verificación de los libros contables no se limita al soporte físico y, por lo tanto, si la contabilidad está actualizada en el software contable, no se aplicarán las sanciones de los artículos 654 y 655 del ET mencionadas al inicio de este artículo, incluso si no están impresos, siempre y cuando el funcionario correspondiente pueda verificar esta información.