En el mundo de los negocios, la relación entre una entidad y un contador público es fundamental para asegurar la transparencia y el correcto manejo de la información financiera. En Colombia, es común que las empresas contraten a contadores para gestionar su contabilidad, pero es crucial que ambas partes entiendan bien sus derechos y responsabilidades. Aquí te compartimos algunos consejos importantes para las entidades que contratan a un contador público.
Primero, es vital que la entidad y el contador acuerden claramente cómo se entregará la información contable al finalizar su relación contractual. Esto debe quedar estipulado en el contrato desde el principio. En ocasiones, los contadores que utilizan su propio software para gestionar la contabilidad pueden negarse a devolver la información al finalizar el contrato, argumentando que es parte de sus documentos de trabajo. Sin embargo, esta práctica no es correcta y puede traer problemas legales al contador. La información contable, como los comprobantes, soportes y libros contables, pertenece a la entidad, y el contador no puede retenerla ni usarla como presión para recibir el pago de sus honorarios.
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública, en su Concepto 344 del 26 de marzo de 2020, ha dejado claro que si el contador es dueño del software contable donde se guarda la información, debe entregar los archivos planos al finalizar la relación contractual. Esto permite que la entidad conserve su información y pueda contratar a otro contador si lo desea. Para más detalles sobre este proceso, puedes consultar nuestro artículo «Entrega del cargo de un contador externo al finalizar un contrato«.
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Ahora bien, la administración de la entidad tiene la responsabilidad de establecer mecanismos para garantizar la conservación de la información contable. Esto es esencial para cumplir con la elaboración de estados financieros y declaraciones tributarias. Si la entidad no protege adecuadamente su información contable, podría enfrentar serias dificultades en el futuro.
Una vez que la relación contractual termina, el contador público ya no está obligado a seguir prestando servicios a la entidad. Si la empresa necesita servicios adicionales, como la elaboración de estados financieros, debe negociar los honorarios correspondientes con el contador. Es importante que ambas partes tengan claras estas responsabilidades para evitar malentendidos.
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En caso de que el contador retenga la información de la entidad, esta puede presentar una queja ante la Junta Central de Contadores. La Resolución 0000604 de 2020 establece el proceso disciplinario contra el contador en estos casos. Así, la entidad tiene un recurso legal para recuperar su información si se encuentra en esta situación.
Por otro lado, si la entidad no paga los honorarios del contador, este no debe retener la información contable como medida de presión. Hacerlo podría resultar en sanciones disciplinarias. En su lugar, el contador debería recurrir a la vía civil para reclamar sus honorarios, asegurando así que sus derechos también sean respetados.
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En resumen, la relación entre una entidad y un contador público debe basarse en la confianza y el respeto mutuo. Ambas partes deben ser conscientes de sus derechos y responsabilidades para evitar conflictos y asegurar un manejo adecuado de la información contable. La entidad es la dueña de su información, y el contador debe actuar con ética y profesionalismo en todo momento.
