¿Qué sucede cuando un contador se niega a entregar la contabilidad a un cliente?
¿Puede un contador retener la documentación de la entidad?
¿Cómo debe actuar un contador si el cliente no paga los honorarios acordados?
Es importante que el contador no se niegue a proporcionar la información al cliente, ya que esto podría resultar en una queja ante la JCC y en posibles sanciones. Lo recomendable es establecer un contrato claro entre ambas partes que especifique la forma y la fecha de pago de los honorarios del contador.
En una charla con Actualícese, Germán Torres, director académico, señaló que los documentos de trabajo pertenecen al contador, pero la información corresponde a la organización o empresa contratante.
Uno de los temas que genera preocupación es si es aceptable que un contador retenga la documentación de sus clientes, lo cual puede ocurrir si no recibe el pago puntual de sus honorarios. Esta situación puede causar problemas para la entidad contratante.
El CTCP ha explicado que, al finalizar la relación contractual, el contador debe entregar los archivos planos al cliente para que pueda conservar su información contable y contratar a otro contador si así lo desea.
En cuanto a retener documentación de la entidad, el artículo 66 del Código de Comercio establece que los libros deben examinarse en presencia del comerciante o su representante, por lo que el contador no puede retener la información.
La Circular Externa 000046 de 2006 de la JCC prohíbe a los contadores retener la documentación de sus clientes, incluso si no han pagado sus honorarios. El incumplimiento de esta directriz puede resultar en una queja ante la JCC.
Por último, el artículo 9 de la Ley 43 de 1990 establece que los papeles de trabajo son del contador, pero este debe dejar constancia en la entidad de las labores realizadas y conservar los documentos durante al menos 5 años.
En caso de que el cliente no pague los honorarios acordados, el contador puede interrumpir la prestación de sus servicios según lo establecido en el artículo 44 de la Ley 43 de 1990. Se recomienda establecer claramente en el contrato la forma y fecha de pago, dejar constancia de la interrupción de servicios, entregar la documentación contable al representante legal y considerar iniciar un proceso jurídico para el cobro de los honorarios. Además, es importante conservar los soportes de las labores realizadas y estar preparado para cualquier requerimiento de los entes de control y supervisión estatal.
