Consejos para la entidad que contrata a un contador público
Finalización de las responsabilidades del contador
¿Cómo puede la entidad recuperar su información?
¿Qué puede hacer el contador si la entidad se niega a pagarle?
La retención de documentos contables por parte de la entidad puede resultar en sanciones de la Junta Central de Contadores.
El contador y la entidad deberían acordar en el contrato la manera en que se entregará la información contable al finalizar su relación contractual. En ocasiones, los contadores públicos que utilizan software propio se niegan a devolver la información a sus clientes al finalizar el contrato, argumentando que es parte de sus documentos de trabajo, o utilizándola como presión para recibir el pago de sus honorarios. Esta práctica no es correcta y puede ocasionar problemas al contador público.
La información contable es propiedad de la entidad. Los comprobantes, soportes y libros contables pertenecen a la entidad, por lo que el contador público no puede retener esa información ni utilizarla como presión para recibir el pago de sus honorarios.
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública ha explicado en el Concepto 344 del 26 de marzo de 2020 que si el contador público es dueño del software contable donde se guarda la información, debe entregar los archivos planos al finalizar la relación contractual para que la entidad pueda conservar su información y contratar a otro contador.
Se sugiere consultar nuestro artículo «Entrega del cargo de un contador externo al finalizar un contrato» para más información.
Consejos para la entidad que contrata a un contador público
La administración es responsable del control interno y debe establecer mecanismos para garantizar la conservación de la información contable. Es importante que al contratar al contador público, ambas partes acuerden la forma en que se entregará la documentación contable.
Si la entidad no protege la información contable, podría enfrentar dificultades para cumplir con la elaboración de estados financieros y declaraciones tributarias.
Finalización de las responsabilidades del contador
Una vez finalizada la relación contractual, el contador público no está obligado a seguir prestando servicios a la entidad. Si la entidad requiere servicios adicionales, como la elaboración de estados financieros, debe acordar los honorarios correspondientes con el contador público.
¿Cómo puede la entidad recuperar su información?
Si el contador público retiene información de la entidad, esta puede presentar una queja ante la Junta Central de Contadores. La Resolución 0000604 de 2020 establece el proceso disciplinario contra el contador público en estos casos.
¿Qué puede hacer el contador si la entidad no paga sus honorarios?
En caso de adeudo de honorarios, el contador no debe retener la información contable, ya que podría enfrentar sanciones disciplinarias. Debería recurrir a la vía civil para reclamar sus honorarios.
