En el mundo financiero, es crucial mantener un ambiente seguro y transparente. Para lograrlo, el reporte de operaciones sospechosas (ROS) juega un papel fundamental. Este informe es una herramienta esencial para las entidades supervisadas por la Superfinanciera y la Supersociedades en Colombia, ya que les permite notificar a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) sobre cualquier operación que, por sus características, pueda considerarse sospechosa.
¿Cuál es la finalidad del reporte de operaciones sospechosas –ROS–?
El objetivo principal del ROS es alertar a las autoridades sobre actividades que puedan estar relacionadas con el lavado de activos o la financiación del terrorismo. No es necesario que la entidad tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni identificar el tipo penal o verificar que los recursos tienen un origen ilícito; simplemente se requiere que la operación sea sospechosa. Esto significa que cualquier operación que levante sospechas, ya sea realizada, intentada o rechazada, debe ser reportada de inmediato a la UIAF.
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Las entidades deben estar atentas a las características de las operaciones que realizan sus clientes. Por ejemplo, si una transacción presenta montos inusuales, se realiza con frecuencia inusual o involucra a personas o entidades desconocidas, es motivo suficiente para considerarla sospechosa. En estos casos, el ROS debe ser elaborado y enviado a la UIAF para que se realice un análisis más detallado.
Aspectos a considerar acerca de la operación que se reporta
Al momento de elaborar el ROS, es importante tener en cuenta varios aspectos. Primero, se debe informar sobre el valor asociado con la operación reportada o el conjunto de operaciones reportadas. Es esencial identificar la moneda utilizada en la operación, así como la fecha de inicio y de finalización de la misma. Si la operación no tiene un valor asociado, como en el caso de una operación intentada, se puede estimar el valor si es posible. De lo contrario, se debe informar que el valor es cero.
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Además, la descripción de la operación es uno de los elementos más importantes del formato del ROS. Se sugiere redactar un primer párrafo que responda a «quién(es)», «qué», «por qué», «cuándo» y «dónde». Esta información debe ser clara y precisa para facilitar el análisis por parte de la UIAF.
¿De qué manera se debe informar sobre la operación sospechosa?
Para describir la operación sospechosa de manera adecuada, el instructivo de la UIAF recomienda responder a las siguientes preguntas:
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¿Qué hace que la operación sea sospechosa?
¿Cómo se llevó a cabo la operación sospechosa?
¿Quiénes participaron en la operación sospechosa?
¿Dónde se realizó la operación sospechosa?
¿Cuándo se realizó la operación sospechosa?
Es fundamental adjuntar los documentos que respalden la descripción de la operación sospechosa. Esto permitirá reducir los requerimientos futuros por parte de la UIAF, agilizando las labores de inteligencia financiera y haciendo más eficientes las labores de cumplimiento en las entidades que realizan los informes. Los documentos de respaldo pueden incluir extractos bancarios, comprobantes de retiros o consignaciones, cheques emitidos y consignados, documentos de vinculación a la entidad, declaraciones de cambio, declaraciones de importaciones y exportaciones, contratos proporcionados por el cliente, declaraciones de renta, certificado de cámara de comercio, entre otros.
Si la entidad que realiza el informe recibió alguna declaración, explicación o justificación por parte de los implicados relacionada con la operación sospechosa, se debe mencionar y especificar cómo se recibió (por escrito, verbal, a través de un requerimiento formal, etc.). Este nivel de detalle es crucial para que la UIAF pueda hacer un análisis completo y efectivo.
En conclusión, el reporte de operaciones sospechosas es una herramienta vital para mantener la integridad del sistema financiero en Colombia. Las entidades deben estar siempre alertas y dispuestas a reportar cualquier actividad que levante sospechas, contribuyendo así a la lucha contra el lavado de activos y la financiación del terrorismo.
